Mehr Schwung im Online-Meeting
Wie viele Meetings hatten Sie letzte Woche? Und an wie viele können Sie sich erinnern, die die Zeit wert waren? Oft war mein bestes Meeting der Woche das, das kurzfristig abgesagt wurde und mir Zeit für wichtigere Dinge gab.
Was also können wir tun, um die Qualität unserer Meetings zu verbessern, insbesondere wenn sie virtuell und online sind? Der Schlüssel ist hier der Engagement-Faktor. Meetings und Workshops können nur effektiv sein, wenn die Teilnehmenden wirklich einen Beitrag leisten. Sie müssen sicher sein, dass die im Meeting verbrachte Zeit es wert war.
Bei physischen Präsenzmeetings und Workshops kann man den Raum nicht einfach verlassen; man muss zumindest körperlich anwesend sein. In der virtuellen Welt ist jede andere Aktivität nur einen Klick entfernt. Daher muss unsere Hauptfrage als Meeting-Organisatoren und Workshop-Moderatoren lauten: Wie können wir das Engagement unseres Publikums erhöhen und hoch halten?
Die folgenden 10 Tipps helfen Ihnen, Ihre Audience zu aktivieren und zu engagieren. Diese Tipps funktionieren für alle Arten von Online-Meetings. Einige sind jedoch echte Game-Changer, wenn Sie virtuelle Workshops oder Schulungen durchführen.
Tipp 1: Überprüfen Sie Ihre Einladung
Der Titel und die Agenda eines Meetings setzen die Erwartungen. Wenn Ihre Teilnehmer nicht viel erwarten und wenn sie wissen, dass sie keinen Beitrag leisten müssen, kommen sie mit der Einstellung „Ok, lass uns nebenbei E-Mails bearbeiten“. Ehrlich gesagt kann nicht jedes Meeting das Highlight der Woche sein – es gibt diese Status-Update-Meetings, bei denen jeder nur sitzt und zuhört. Aber für alle anderen Meetings sollten Sie einen coolen Titel und eine packende Agenda in Betracht ziehen, um die richtigen Erwartungen bei Ihrem Publikum zu wecken.
Tipp 2: Beobachten Sie den Energiefluss
Wenn wir die Meeting-Agenda vorbereiten, erstellen wir sehr oft nur eine Themenliste basierend auf Inhalten und Verfügbarkeit der Referenten. Um das Publikum aber engagiert zu halten, sollten wir auch das Energieniveau berücksichtigen, das jedes Thema oder jeder Redner erzeugt. Wenn wir auf niedrigem Niveau starten, sollten wir uns nicht wundern, dass die Aktivierung des Publikums gering ausfällt. Es gibt Themen, die eher „trocken“ oder technisch sind, und es gibt Referenten, die die Bühne nicht rocken. Sie können solche Energiekiller aber mit Themen hohen Engagements und interaktiven Teilen einbetten, wie wir sie unten beschreiben.
Tipp 3: Verbessern Sie Ihren Start
Beginnen Sie immer auf hohem Niveau – und aktivieren Sie Ihr Publikum gleich zu Beginn oder sogar davor. In jedem Online-Meeting gibt es diese 3-5 Minuten zu Beginn, in denen der Moderator die Konferenz bereits eröffnet hat und die Leute erst dazukommen. Lassen Sie Ihre Kamera an, begrüßen Sie jeden mit Namen und einem Lächeln, beginnen Sie ein kleines Geplänkel. Vielleicht spielen Sie etwas Hintergrundmusik; das können Sie mit einfacher Ausrüstung wie tragbaren Lautsprechern und einem guten Mikrofon auf Ihrer Seite machen. Und wenn das Meeting offiziell beginnt, starten Sie mit einem Knall! Wie würde ein Radio- oder Fernsehmoderator das machen? Das ist Ihre Blaupause. Sie müssen nicht Robin Williams in „Good Morning, Vietnam“ kopieren – aber etwas in dieser Richtung ist, wie es funktioniert.
Tipp 4: Planen Sie mehr Eisbrecher
Eisbrecher können von größeren Teamaktivitäten in Schulungen bis hin zu einzelnen kleinen Fragen in jeder Art von Meeting reichen (siehe auch Tipp 5). Der Punkt hier ist, dass Sie sie planen müssen. Eisbrecher werden oft nur zu Beginn von Workshops in Betracht gezogen, aber Sie sollten sie jederzeit anwenden, wenn das Eis wieder zu wachsen beginnt – nach Teilen mit niedriger Energie oder nach Pausen.
Tipp 5: Nutzen Sie so viele Interaktionsmethoden wie möglich
Es gibt Tonnen von Methoden, um Gruppen zu aktivieren und engagiert zu halten – insbesondere in der virtuellen Welt sollten Sie sie so oft wie möglich anwenden. Tolle Warm-up- und Eisbrecher-Tools sind Umfragen (via Mentimeter, Slido und andere), Quizze und Fragen; der einfachste Antwortkanal ist die Chat-Funktion. Sie finden im Web Massen an Eisbrechern und Warm-ups, wie https://warmupz.com/ oder https://icebreaker.range.co/. Aber der wichtigste Punkt hier ist, dass Sie sie planen müssen – sie funktionieren nicht ad hoc.
Tipp 6: Nutzen Sie Breakout-Räume
Wie bereits erwähnt, ist dies eine tolle Methode, um die Teilnehmer aktiv einzubinden. In den kleineren Breakout-Gruppen können sie unkompliziert miteinander diskutieren und Ideen austauschen. Planen Sie aber ausreichend Zeit dafür ein und geben Sie den Gruppen klare Aufgaben mit auf den Weg. Als Moderator können Sie zwischen den Räumen wechseln und die Diskussionen begleiten. Zum Abschluss lassen Sie die Gruppen ihre Ergebnisse im Plenum vorstellen.
Tipp 7: Nutzen Sie Co-Moderatoren
Ein zweiter Moderator kann das Meeting enorm beleben. Sie können sich Dialoge und Diskussionen liefern, statt nur Monologe zu halten. Der Co-Moderator kann außerdem bei technischen Problemen unterstützen oder die Breakout-Räume betreuen. Und er kann Fragen aus dem Publikum aufgreifen und beantworten, wenn erstmal niemand antwortet. So fördern Sie die Interaktion.
Tipp 8: Verzichten Sie auf PowerPoint
Präsentationen neigen dazu, das Publikum eher einzuschläfern als zu aktivieren. Versuchen Sie stattdessen, Ihr Meeting so viel wie möglich moderiert und diskussionsbasiert zu gestalten. Wenn Visualisierungen nötig sind, gibt es kreativere Formen als Folienabfolgen.
Tipp 9: Machen Sie Pausen
Für längere Online-Meetings über 2 Stunden sind Pausen zwingend notwendig, damit die Konzentration nicht nachlässt. Begrenzen Sie die Pausen aber auf maximal 10 Minuten, sonst verlieren Sie die Teilnehmer.
Tipp 10: End on a High!
Ein starker, motivierender Abschluss ist enorm wichtig für den Gesamteindruck. Fassen Sie die Highlights zusammen, verteilen Sie Lob für die Beteiligung und kündigen Sie schon das nächste Meeting mit Spannung an. So gehen die Teilnehmer mit einem guten Gefühl raus.
Die Anwendung dieser Tipps als Organisatoren und Moderatoren von Meetings kann uns allen helfen, das hybride Arbeitens effektiver zu gestalten und hoffentlich auch ein bisschen mehr Spaß zu haben.
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